Để hỏi báo giá quà cho chương trình tại Nha Trang, anh/chị nên gửi loại quà muốn tặng, số phần, ngân sách dự kiến, logo, yêu cầu hộp và ngày cần nhận. Nếu chưa chọn được món, cứ mô tả người nhận và dịp tặng để được đề xuất. Điểm quan trọng là nói rõ phần đã chốt và phần còn muốn hỏi, thay vì phải chuẩn bị một bản yêu cầu thật dài.
Chưa chọn được quà thì gửi thông tin gì trước?
Hãy cho biết quà tặng ai, dùng trong chương trình hay mang về, số phần dự kiến và khoảng tiền có thể dành cho mỗi phần. Chẳng hạn, quà để khách ghi chép ngay trong hội nghị sẽ có yêu cầu khác bộ quà gửi tới cơ quan đối tác. Nếu ngân sách phải bao gồm cả logo, hộp và giao hàng, ghi rõ ngay từ đầu.
Có ảnh hoặc mã mẫu thì gửi kèm và chỉ ra chi tiết muốn giữ. Một ảnh có bình, sổ, bút và túi chưa cho biết anh/chị cần cả bộ hay chỉ một món. Khi chưa rõ thông số, hãy hỏi bên đề xuất xác nhận, thay vì tự đoán chất liệu hoặc kích thước từ ảnh. Có thể xem gợi ý quà theo dịp và người nhận để chọn một vài hướng ban đầu.
Những thông tin giúp bên báo giá hiểu đúng yêu cầu
Một bản hỏi giá nên cho thấy cần giao những gì, bao nhiêu phần và vào lúc nào. Những mục chưa quyết định có thể ghi “cần tư vấn” hoặc “chờ xác nhận”.
| Thông tin | Cách ghi cho rõ |
|---|---|
| Người nhận và dịp tặng | Khách hàng, đối tác, nhân viên hay đại biểu; tặng vào dịp nào và dùng ở đâu. |
| Mẫu và thành phần | Mã hoặc ảnh tham khảo; một phần có những món nào, món nào có thể thay. |
| Số lượng | Số phần của từng nhóm; tách phần đã xác nhận với phần còn dự kiến. |
| Ngân sách | Khoảng tiền cho mỗi phần hoặc cả đợt; đã tính logo, hộp, thuế và giao hàng hay chưa. |
| Logo và nội dung | Logo chung hay có tên riêng; vị trí mong muốn, tên chương trình và lời nhắn nếu có. |
| Hộp, túi và đóng bộ | Cần giao quà đã xếp hoàn chỉnh hay giao rời; có thiệp và túi mang hay không. |
| Ngày và điểm nhận | Ngày cần có hàng để kiểm, địa chỉ hoặc khu vực dự kiến, nhận một nơi hay nhiều nơi. |
Số khách mời không nhất thiết bằng số phần quà. Ví dụ minh họa: một chương trình có 150 người nhưng chỉ tặng 120 phần cá nhân và 10 bộ cho đại diện đơn vị. Yêu cầu cần ghi riêng hai nhóm ấy, kèm thành phần của mỗi loại; phần dự phòng do doanh nghiệp quyết định và nên ghi thành dòng riêng.
Với bộ nhiều món, hỏi rõ sản phẩm, hộp, vật chèn, thiệp và túi nào đã nằm trong giá. Nếu đang cân nhắc hai loại hộp, đề nghị báo hai phương án trên cùng bộ sản phẩm. Cách chọn hộp quà giúp làm rõ việc mở, lấy và mang quà trước khi quyết định.
Trụ sở đặt quà nhưng chi nhánh Nha Trang nhận thì ghi thế nào?
Ghi một người tổng hợp trao đổi, ai duyệt mẫu và logo, ai phụ trách nhận hàng tại địa phương. Một người có thể làm nhiều việc; chỉ cần bên báo giá biết phải liên hệ với ai khi cần quyết định. Nếu trụ sở duyệt ngân sách còn ban tổ chức nhận hàng, hãy ghi rõ hai đầu mối ấy.
Với thay đổi ảnh hưởng mẫu hoặc giá, người tổng hợp nên gửi lại cho các bên liên quan. Chẳng hạn, chuyển từ nhận tại văn phòng sang khách sạn tổ chức có thể làm thay đổi giờ giao và công đưa quà vào bên trong. Người nhận hàng cần biết phương án cuối; bên giao cũng cần biết ai có thể xác nhận thay đổi.
Chưa chốt địa điểm hoặc số lượng có hỏi giá được không?
Có thể hỏi phương án ban đầu, nhưng cần ghi rõ phần đang dự kiến. Với địa điểm, gửi khu vực, số điểm giao và cách nhận mong muốn. Khi đã chốt nơi tổ chức, bổ sung địa chỉ đang dùng, người nhận và khung giờ tiếp nhận để bên cung cấp xác nhận lại phí và lịch giao.
Với số lượng, gửi mức đã chắc và mức có thể tăng, rồi hỏi thời điểm phải chốt. Ví dụ, có thể hỏi riêng phương án 100 phần và 120 phần nếu đó là hai mức doanh nghiệp đang cân nhắc. Đây là số minh họa, không phải số lượng tối thiểu của website. Nếu thay số phần sau khi nhận báo giá, cần hỏi lại những khoản và mốc thời gian bị ảnh hưởng.
Với khách sạn hoặc hội trường, bản hỏi giá chỉ cần nêu điều kiện đã biết. Các chi tiết xe dừng ở đâu, ai nhận thùng và ai chuyển tới nơi trao được làm rõ trong hướng dẫn chuẩn bị điểm giao quà. Ghi ngày nhận để kiểm riêng với ngày bắt đầu chương trình; xem thêm cách tính lịch đặt quà khi cần sắp các mốc duyệt mẫu và giao nhận.
Logo và mẫu duyệt cần trao đổi đến mức nào?
Gửi phiên bản logo doanh nghiệp cho phép dùng, nội dung chữ và vị trí mong muốn. Nếu mới có ảnh logo trong tin nhắn, nói rõ để bên làm mẫu kiểm tra. Quà có tên riêng cần cho biết số phiên bản dự kiến và khi nào có danh sách cuối. Phần chuẩn bị tệp chi tiết nằm trong hướng dẫn gửi file logo.
Hỏi rõ được xem bản bố trí trên ảnh, mẫu sản phẩm chưa in hay bộ hoàn chỉnh có logo và hộp. Những mẫu này giúp kiểm các phần khác nhau. Đề nghị báo cả chi phí mẫu, thời gian có mẫu và điều kiện điều chỉnh; số lần sửa hoặc khoản miễn phí chỉ ghi khi đã được bên cung cấp xác nhận.
Mẫu tin nhắn hỏi báo giá để anh/chị điền thông tin
Có thể dùng nội dung dưới đây, thay phần trong ngoặc bằng yêu cầu thực tế:
Chào anh/chị, đơn vị tôi cần quà cho [dịp tặng] tại [khu vực/địa điểm], dự kiến [số phần] dành cho [nhóm người nhận]. Ngân sách khoảng [mức tiền], cần tính cả [logo, hộp, túi, giao hàng…].
Chúng tôi đang xem [mã mẫu/ảnh hoặc loại quà cần đề xuất]. Mỗi phần muốn có [các món]. Logo dùng [bản đính kèm/chưa có tệp gốc], nội dung [chung/có tên riêng]. Cần nhận trước [ngày] để kiểm, tại [địa chỉ hoặc điểm còn chờ chốt]. Người trao đổi là [đầu mối]; người duyệt mẫu và người nhận hàng là [thông tin liên hệ cần thiết].
Nhờ anh/chị gửi phương án gồm thành phần bộ, giá các phần đã tính, khoản còn thiếu thông tin, loại mẫu được xem và mốc chúng tôi cần duyệt. Nếu có món thay thế, vui lòng ghi riêng để chúng tôi lựa chọn.
Khi nhận phản hồi, kiểm xem các mục trong yêu cầu đã được trả lời chưa. Hỏi bổ sung phần còn thiếu trước khi so sánh các báo giá. Anh/chị cũng có thể điền các mục chính vào bản yêu cầu báo giá trên website để tập hợp thông tin trước khi trao đổi.