Nhóm quà nên bắt đầu
Bình giữ nhiệt in logoBộ quà tặng doanh nghiệpKhăn in thêu logoThẻ hành lý in logoThiệp cảm ơn doanh nghiệpTúi vải bố in logoCơ sở lưu trú cần đặt dòng quà nào trước?
Nên chọn theo người sử dụng quà và đơn vị đứng tên tặng. Nếu quà do khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng tại Nha Trang chuẩn bị để cảm ơn khách lưu trú, bộ cần phù hợp việc khách mang đi sau kỳ ở. Nếu quà nằm trong chương trình của một đoàn doanh nghiệp, phải biết cơ sở được đề xuất món hay chỉ tiếp nhận bộ do đơn vị tổ chức chọn. Hai yêu cầu này có người duyệt và logo và nội dung chữ khác nhau.
Ví dụ giả định, một khu nghỉ dưỡng tại Khánh Hòa cần quà khách tự mang về và một bộ cảm ơn đơn vị đưa đoàn. Với khách lưu trú, có thể bắt đầu từ thẻ hành lý hoặc món gọn có công dụng được xác nhận. Với đối tác, cần hỏi quà dành cho người đại diện hay dùng chung tại đơn vị trước khi chọn bộ nhiều món. Không lấy một mẫu quà rồi đổi thiệp để coi hai nhu cầu đã được đáp ứng.
Một vật đặt trong phòng chưa đủ để khách hiểu mình được mang đi. Khi chọn dòng quà, cần tách nó khỏi đồ dùng của cơ sở bằng cách trao và nội dung giới thiệu được khách sạn duyệt. Quy tắc bố trí theo lượt phòng, xác nhận đã đặt và xử lý khách đổi lịch sẽ được làm ở bước vận hành, sau khi mẫu và các chi tiết đã rõ.
Mẫu quà theo từng điểm chạm của chương trình
| Nhu cầu của cơ sở | Gợi ý quà nên xem | Điểm chọn quyết định |
|---|---|---|
| Quà đón khách để mang về | Thẻ hành lý, túi hoặc vật dụng gọn | Khách hiểu đây là quà, sử dụng được và không phải mang thêm hộp lớn. |
| Đón đoàn doanh nghiệp có lịch hoạt động | Túi vải bố đựng quà và tài liệu chương trình | Đủ chỗ cho bộ thực tế; logo của cơ sở và khách đoàn theo đúng vai trò. |
| Chăm sóc khách có yêu cầu đã được xác nhận | Bình hoặc bộ quà chọn theo hoàn cảnh sử dụng | Mức cá nhân hóa, cách trao và người phụ trách xác nhận sở thích. |
| Cảm ơn đối tác hoặc đơn vị đưa đoàn | Bộ quà doanh nghiệp với thiệp riêng | Quà dành cho người đại diện hay cho đơn vị sử dụng chung. |
Không nên dùng cùng một mẫu quà chỉ vì các nhóm đều đến một cơ sở. Khách nghỉ ngắn, khách tham dự hội nghị và đối tác kinh doanh có mục đích sử dụng khác nhau. Một món chính dùng chung vẫn có thể giữ được, nhưng phần thiệp, tài liệu và đóng bộ cần phản ánh đúng chương trình.
Logo và chữ theo thương hiệu, cơ sở và khách đoàn
Một yêu cầu có thể có logo thương hiệu quản lý, tên khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng, tên chương trình và logo khách doanh nghiệp. Người phụ trách duyệt cần quyết định thành phần nào là chính. Không tự ghép tất cả lên cùng mặt sản phẩm; bố cục nhiều đơn vị cần đủ khoảng đọc và quy tắc về thứ tự.
Nếu quà dùng cho nhiều đợt khách, có thể giữ phần logo và chữ ổn định trên sản phẩm và thay nội dung chương trình ở thiệp hoặc nhãn. Nếu các cơ sở trong cùng hệ thống cần đổi tên, mỗi phiên bản phải có mã và file duyệt tương ứng. Địa chỉ giao hàng hoặc số phòng không mặc nhiên là thông tin nên in cố định lên quà.
Chọn hộp theo thao tác của người trao tại cơ sở
Quà được trao tại quầy cần thao tác gọn và dễ phân biệt đúng chương trình. Quà đặt tại phòng cần một quy tắc rõ về nơi đặt và người xác nhận hoàn tất. Quà đón đoàn tại bàn riêng có thể cần chỗ cho tài liệu và danh sách phân nhóm. Hãy dựng một bộ mẫu theo đúng điểm trao, thay vì chỉ duyệt món chính.
Với bình giữ nhiệt hoặc khăn được chọn làm quà, cần xác nhận chi tiết, hướng dẫn riêng và phần khách được mang đi. Nếu nguồn hàng khác nhau giữa các đợt, tên loại không đủ đảm bảo mọi chi tiết vẫn giống trước. Mã mẫu và nội dung duyệt cần được giữ cùng hồ sơ chương trình.
Khi nào nên giữ một mẫu dùng chung cho nhiều đợt khách?
Có thể giữ chung món chính khi cách sử dụng và yêu cầu logo và chữ ổn định giữa các đợt. Phần dễ thay như lời chào, tên đoàn hoặc nội dung chương trình có thể nằm trên thiệp nếu cơ sở chấp thuận. Điều kiện này giúp đặt câu hỏi rõ về phần sản phẩm chung và phần hoàn thiện theo từng đợt; chưa phải xác nhận mẫu luôn có sẵn để đặt lại.
Giả định cơ sở tại Nha Trang tiếp nhận hai chương trình đã được lên kế hoạch. Một chương trình cần túi chứa tài liệu, chương trình kia cần quà gọn khách mang về sau lưu trú. Dùng cùng logo không làm hai bộ tự tương đương. Nếu muốn dùng chung một mẫu túi, phải kiểm kích thước bộ tài liệu và lý do giữ túi ở dòng quà còn lại. Khi một nhánh không cần túi, nên hỏi hai mẫu quà trên cùng phạm vi thay vì giữ bộ lớn chỉ để đồng nhất hình ảnh.
Hướng dẫn quà chào mừng khách lưu trú xử lý việc đưa bộ đã chọn vào từng lượt khách. Khi cần xác định người nhận hàng tại địa điểm, chuyển sang phiếu giao quà tại khách sạn và điểm sự kiện Nha Trang. Hai đầu việc này không thay quyết định cơ sở đang mua dòng quà nào.
Yêu cầu báo giá cần thể hiện dòng quà của cơ sở ra sao?
Ghi dòng chương trình, người sử dụng quà, món chính cần xem và số bộ đã xác nhận. Với mỗi hướng, nêu phần logo và chữ của cơ sở, phần theo khách đoàn, phụ kiện và cách khách mang sau khi nhận. Nếu chỉ biết mục tiêu mà chưa chọn mã sản phẩm, yêu cầu hai hướng có khác biệt về công dụng hoặc cách mang để xem mẫu, không cần gửi nhiều ảnh gần giống nhau.
Điểm nhận tại Nha Trang hay nơi khác trong Khánh Hòa cần là địa chỉ thực của đợt đặt, cùng người tiếp nhận và ngày cần có đủ bộ. Nếu cơ sở còn ghép tài liệu hoặc thiệp sau khi nhận, ghi phần việc đó riêng để báo giá không ngầm tính quà đã hoàn thiện tới lúc trao. Giá, mẫu và lịch cần được phản hồi cho chính mẫu quà này.
Chuyển các thông tin đã rõ vào yêu cầu quà cho khách sạn, khu nghỉ dưỡng. Nếu trọng tâm là chăm sóc từng người, xem quà khách hàng quan trọng; nếu đơn vị tổ chức đoàn là bên chốt hạng mục, dùng nhánh quà du lịch, hội nghị kết hợp du lịch.