1. Ghi nhu cầu và người phụ trách
Ghi dịp tặng, người nhận, số phần quà, ngân sách và ngày cần có quà. Xác định ai đặt, ai duyệt mẫu và ai nhận hàng. Nếu bên đặt ở ngoài tỉnh còn chương trình tại Nha Trang, cần có người nhận và kiểm tại địa phương.
Có thể dùng bản yêu cầu báo giá để tập hợp thông tin. Phần chưa biết nên ghi là cần tư vấn, tránh tự đoán giá hoặc thông số.
2. Chọn mẫu, logo và hộp
Xem loại quà phù hợp với cách người nhận sẽ dùng. Với mỗi bộ, ghi tên món và số chiếc, vị trí logo, chữ cần in, hộp, túi và thiệp nếu có. Hình minh họa giúp trao đổi ý tưởng; vẫn cần xem mẫu hoặc ảnh sản phẩm thật.
3. Kiểm báo giá và lịch chuẩn bị
Báo giá cần nói rõ tiền sản phẩm, logo, hộp, làm mẫu, giao hàng và thuế. Hỏi số lượng áp dụng, thời hạn báo giá và ngày nhận để kiểm. Lịch làm và trách nhiệm từng bên cần được xác nhận cho đơn cụ thể.
Công cụ dự trù chi phí và tính lịch chuẩn bị giúp cộng số tiền, số ngày đã biết; kết quả chưa phải báo giá hay cam kết giao hàng.
4. Duyệt đúng mẫu trước khi làm
Kiểm kiểu dáng, logo, tên, màu, các món trong bộ và cách đóng. Ghi bản nào được dùng, ai duyệt và phần nào còn chờ. Nếu thay một chi tiết, hỏi lại ảnh hưởng tới giá và ngày nhận. Xem hướng dẫn duyệt mẫu để tránh dùng nhầm bản.
5. Nhận, kiểm và chia quà
Thống nhất địa chỉ, giờ nhận, người nhận và số bộ cho mỗi điểm. Kiểm theo mẫu đã duyệt; giữ riêng bộ sai, thiếu hoặc chưa kiểm xong. Khi phát quà, ghi số đã trao và số còn lại để tránh bỏ sót hoặc phát trùng.
Chuẩn bị thêm thông tin giao nhận và phiếu duyệt, phiếu kiểm khi cần. Giá, ngày giao, thanh toán và cách xử lý sai hoặc thiếu phải được các bên thống nhất trước khi đặt.