Nhóm quà nên bắt đầu
Bình giữ nhiệt in logoBộ sổ bút in logoDây đeo thẻ in logoSổ tay in logoThiệp cảm ơn doanh nghiệpTúi vải bố in logoBộ quà cần phục vụ bàn họp hay khách đi tiếp sau hội nghị?
Nếu hội nghị tại Nha Trang có khách chỉ dự một phiên và đoàn lưu trú nhiều ngày, hãy bắt đầu bằng hai mẫu quà sử dụng đại diện. Bộ dùng trên bàn phải mở được cùng tài liệu, còn phần khách mang về cần thử với chỗ cất thực tế. Không cần đổi món chỉ vì khách thuộc hai nhóm; chỉ tách khi công dụng, thành phần hoặc bao gói cần khác. Một hội nghị diễn ra trong khách sạn cũng chưa đủ căn cứ để chọn quà như quà lưu trú: mục đích sử dụng của đại biểu mới quyết định bộ.
Trang này giúp chốt sổ bút, túi tài liệu hoặc món chính cùng kích thước bộ. Khi đã chọn, bài tổ chức quà hội nghị phụ trách bảng phiên, số lượt và thời điểm trao. Nếu chương trình nối nhiều chặng hoạt động trong Khánh Hòa, dùng thêm nhánh du lịch, hội nghị kết hợp du lịch để xem mẫu quà cho toàn hành trình; không lặp lại một phần quà chỉ vì khách chuyển địa điểm.
Chọn bộ dùng trong phiên họp hay quà mang về?
Nếu đại biểu cần dùng món ngay, mẫu quà nên mở nhanh, lấy đúng món và đặt được trên bàn làm việc. Nếu quà chủ yếu để cảm ơn sau hội nghị, có thể tách khỏi tài liệu phát lúc đầu để khách không phải giữ thêm đồ suốt phiên. Hai hướng có thể cùng tồn tại, nhưng mỗi phần cần một nhiệm vụ rõ trong chương trình.
Đối với hội nghị tại Nha Trang, khách địa phương, khách lưu trú và khách đi tiếp có thể có điều kiện mang khác nhau. Cần dùng lịch thực tế để chọn cách trao, không suy nhu cầu từ tên điểm đến. Bộ được chọn cho một phiên ngắn không nhất thiết phù hợp với đoàn làm việc nhiều ngày rồi di chuyển sang chặng khác.
Bảng gợi ý mẫu quà theo ba việc của đại biểu
| Việc cần hỗ trợ | Mẫu tham khảo quà | Phần phải thử cùng nhau | Khi nên tách khỏi bộ |
|---|---|---|---|
| Nhận và giữ tài liệu | Túi vải bố, tài liệu và thẻ theo chương trình | Miệng túi, đáy, quai và toàn bộ tập tài liệu | Món lớn làm mất chỗ chứa giấy hoặc khiến túi khó mang |
| Ghi chép trong phiên làm việc | Bộ sổ bút với phần logo và chữ cần thiết | Thao tác lấy bút, mở sổ, đặt trên bàn cùng tài liệu | Hộp cầu kỳ khiến người dùng phải tháo nhiều lớp ngay tại chỗ |
| Mang một món dùng tiếp sau hội nghị | Bình giữ nhiệt hoặc món riêng theo cách sử dụng | Cả sản phẩm, hộp và vị trí cất trong hành lý dự kiến | Chưa rõ điều kiện mang, mẫu thực hoặc hướng dẫn sử dụng |
Không bắt buộc mỗi đại biểu phải nhận đủ ba mẫu quà. Nếu chương trình đã cung cấp dụng cụ ghi chép, việc thêm một bộ sổ bút cần mục đích riêng. Nếu túi chỉ để đựng một món rất nhỏ, nên xem liệu bao gói khác có gọn hơn. Mẫu quà tốt phải giải thích được vai trò của từng thành phần bằng việc khách thực sự làm.
Tài liệu là một thành phần của bộ, cần có kích thước và thời điểm chốt
Người chọn quà cần biết tài liệu là một tờ, một tập hay nhiều phần phát ở các phiên khác nhau. Đừng chỉ ghi “đựng tài liệu hội nghị” rồi chọn túi từ hình. Một tập vừa chiều ngang vẫn có thể khó lấy qua miệng túi, hoặc chiếm chỗ của phần quà. Dùng bản tài liệu đại diện đủ độ dày và số lượng để thử mẫu quà.
Nếu tài liệu do đơn vị khác hoàn thành sau, có thể chốt phần sản phẩm với khoảng dành riêng đã được đo và xác nhận. Cần nêu ai đưa tài liệu vào bộ và việc đó diễn ra trước hay tại địa điểm. Khi chưa có dữ liệu cuối, giữ kích thước và phần việc ở trạng thái chờ; không mặc định bên cung cấp quà sẽ tự in hoặc ghép mọi tài liệu của hội nghị.
Logo và chữ chương trình cần theo mức độ xuất hiện
Mặt sản phẩm, túi, thẻ và thiệp không phải lúc nào cũng cần toàn bộ tên hội nghị cùng danh sách logo. Hãy chọn phần đại biểu phải nhìn thấy khi sử dụng, phần phục vụ logo và chữ tại sự kiện và phần chỉ cần giữ trong thông điệp cảm ơn. Tên dài có thể đặt ở diện tích phù hợp hơn, thay vì thu mọi chữ xuống một vùng nhỏ.
Nếu có logo đơn vị tổ chức, đối tác hoặc bên đồng hành, thứ tự và quyền dùng cần được xác nhận trước khi làm bản bố trí. Với dây đeo thẻ, cần phân biệt logo và chữ chương trình với thông tin quyền tham dự; món quà không tự thay hệ thống kiểm soát đại biểu. Mẫu quà phải chỉ rõ nội dung nào do ban tổ chức cung cấp và ai duyệt bản cuối.
Khác lượt khách có nhất thiết khác sản phẩm?
Khách ở lại và khách chỉ dự một phiên có thể nhận cùng món nếu công dụng phù hợp, nhưng cách đóng hoặc thời điểm trao cần khác. Diễn giả có tài liệu riêng chưa chắc cần đổi toàn bộ quà; có thể thêm một phần được đánh dấu và ghép theo danh sách đã xác nhận. Chỉ tạo mẫu quà mới khi khác biệt ảnh hưởng thành phần hoặc việc sử dụng.
Một ví dụ giả định: hai nhóm cùng nhận sổ và bút, còn nhóm đi tiếp được chọn bao gói gọn hơn sau khi ban tổ chức duyệt. Khi đó phải hỏi liệu thay bao gói có giữ được cách bảo vệ và logo và chữ cần thiết không. Hướng dẫn chọn quà theo lịch khách hội nghị giúp chuyển lựa chọn thành bảng lượt trao; với nhiều chặng hoạt động, phần quà cho du lịch và hội nghị kết hợp du lịch hỗ trợ xem mẫu quà theo toàn hành trình.
Chốt một mẫu bộ và bản mô tả có thể bàn giao
Trước khi gửi yêu cầu, mô tả một bộ hoàn chỉnh gồm sản phẩm, tài liệu, thẻ, hộp hoặc túi. Ghi cách khách lấy và mang bộ ở thời điểm dự kiến. Nếu có hai phương án, giữ mục đích và số người nhận giống nhau để nhìn rõ khác biệt về thao tác, kích thước và phạm vi hoàn thiện. Mẫu cần được xem như một bộ đang sử dụng, không chỉ một ảnh sắp đẹp.
- Loại phiên họp, số nhóm và cách khách tham dự đã có căn cứ.
- Món dùng ngay được tách khỏi quà chủ yếu mang về.
- Tài liệu có số phần, kích thước và bên phụ trách ghép.
- Logo và chữ có bản nội dung chung cùng các phiên bản thực sự cần khác.
- Số bộ, lượt trao và nơi bàn giao được nêu theo chương trình.
Gửi các thông tin này trong yêu cầu bộ quà hội nghị để đối chiếu phương án theo đúng việc cần chuẩn bị. Khả năng cung cấp, mẫu và lịch của từng mẫu quà cần được xác nhận trước khi xem là phần đã chốt của hội nghị.