Nhóm quà nên bắt đầu
Ấm chén in logoBộ để bàn văn phòng in logoBộ quà tặng doanh nghiệpBút ký in logoKỷ niệm chươngThiệp cảm ơn doanh nghiệpQuà ở bàn ký và quà trao sau lễ có cùng một nhiệm vụ không?
Không mặc định hai phần là một. Lễ ký kết tại Nha Trang có thể cần bút sử dụng trên bàn và một bộ quà gửi tới đơn vị đối tác sau chương trình. Bút phải được chọn theo việc viết; bộ trao cần thể hiện đúng đơn vị và cách người đại diện cầm. Nếu một bên làm việc ngoài Khánh Hòa, hãy chọn mẫu và chi tiết có thể mang hoặc được gửi theo phương án họ xác nhận. Hai logo cùng xuất hiện vẫn phải có thứ tự và quyền duyệt riêng, không tự suy nội dung đồng thương hiệu.
Trang này giúp chọn bộ theo nghi thức và quan hệ các bên. Danh mục bút giữ phần cơ cấu, ruột và bề mặt; bài chuẩn bị file logo và chữ hướng dẫn hồ sơ nhiều bên duyệt. Với khách dùng ngôn ngữ khác, chuyển sang nhánh đối tác quốc tế để chọn mức thông tin và cách mang phù hợp, sau đó mới hoàn thiện bản trao song ngữ.
Xác định ai trao và món quà thuộc về ai
Trong một lễ ký kết, người đứng trên sân khấu có thể đại diện cho cả tổ chức. Vì vậy, cần xác định quà dành cho cá nhân đại diện hay là vật lưu niệm của đơn vị. Quyết định này ảnh hưởng đến tên trên quà, lời thiệp, kiểu sản phẩm và nơi nhận sau khi kết thúc chương trình.
Tiếp theo, làm rõ bên nào đứng tên trao: một doanh nghiệp, hai bên cùng đặt hay ban tổ chức. Một bộ quà có hai logo không tự động có nghĩa là quà đồng thương hiệu. Hãy chốt ý nghĩa sử dụng và quyền duyệt của các bên trước, rồi mới triển khai bố cục và số lượng theo đại diện tham dự.
Bảng gợi ý mẫu quà cho lễ ký kết
| Nhiệm vụ | Nhóm quà nên xem | Nội dung cần khóa |
|---|---|---|
| Món dùng cá nhân cho người đại diện | Bút ký hoặc bộ sổ bút | Tên riêng nếu có, logo bên trao và hộp đi cùng |
| Vật lưu niệm của quan hệ hợp tác | Kỷ niệm chương | Tên các bên, nội dung lưu niệm và ngày ghi trên quà |
| Quà dùng chung tại đơn vị nhận | Ấm chén hoặc bộ để bàn | Đơn vị nhận, bối cảnh dùng và cách thể hiện logo |
| Bộ quà có nhiều thành phần cùng thông điệp | Bộ quà doanh nghiệp | Món chính, thành phần hỗ trợ, cách mở và mang về |
Nếu chọn bút dùng trong nghi thức ký, hãy tách vai trò bút trên bàn với bút quà trao sau lễ. Số bút, người sử dụng và cách kiểm mẫu của hai phần cần được ghi rõ. Không mặc định quà đặt trong hộp sẽ đồng thời được dùng tại bàn ký khi chương trình chưa thống nhất.
Chốt logo của các bên và ngôn ngữ
Mỗi bên cần gửi file logo và chữ được phép dùng và tên tổ chức đã được duyệt. Ghi rõ thứ tự, vị trí tương đối, cách đặt tên dưới logo và người xác nhận mỗi phần. Nếu một logo có hình ngang còn logo kia có hình dọc, nên duyệt bản thể hiện trên sản phẩm thực tế thay vì chỉ nhìn một hàng logo trong tài liệu.
Tên trên quà có thể là tên giao dịch hoặc cách gọi của chương trình, nhưng lựa chọn phải do các bên xác nhận. Không tự rút gọn tên dài để vừa mặt khắc. Với nội dung song ngữ, cần duyệt cả ý nghĩa, tên riêng và cách xuống dòng; bản dịch được gửi chưa chắc là bản cuối cùng để thực hiện.
Hướng dẫn chuẩn bị file logo giúp tập hợp thông tin cần gửi. Phần thông điệp lưu niệm chỉ nên mô tả điều các bên đã cho phép thể hiện, tránh tự bổ sung phạm vi hoặc kết quả hợp tác chưa được xác nhận.
Chọn hộp và phân bộ theo nghi thức trao
Hãy xem một bộ theo chuỗi thao tác: nhân sự đưa quà cho người trao, người nhận cầm khi chụp ảnh, rồi bộ được đặt hoặc mang đi. Hộp cần phục vụ chuỗi đó, không chỉ phục vụ lúc giao hàng. Chốt mặt nào hướng ra ngoài, phần nào được mở và người hỗ trợ có cần giữ túi bên cạnh hay không.
Nếu các bên trao qua lại, tách mã bộ theo bên trao và người nhận để tránh đổi nhầm. Quà có tên riêng hoặc ngôn ngữ khác nhau cần xếp theo danh sách đại diện đã được xác nhận. Phần gửi về trụ sở sau sự kiện nên có người nhận và địa điểm riêng, kể cả khi quà đã được đưa lên sân khấu để trao tượng trưng.
Với đại diện quốc tế, trang quà cho đối tác quốc tế bổ sung lựa chọn theo ngôn ngữ, cách dùng và hành trình. Không chọn mẫu và chi tiết chỉ dựa vào quốc tịch khi chưa có thông tin về người nhận.
Những việc cần kiểm tra duyệt quà lễ ký kết
- Đã rõ bên đứng tên trao và quà thuộc về cá nhân hay tổ chức?
- Món dùng tại bàn ký được tách khỏi quà trao nếu hai phần khác vai trò?
- Tên, logo và thứ tự logo và chữ có người duyệt của từng bên?
- Nội dung một hoặc hai ngôn ngữ đã có bản cuối cùng?
- Một bộ hoàn chỉnh phù hợp cách cầm, mở và trao trong chương trình?
- Quà trao qua lại, quà có tên và quà chuyển tiếp có mã riêng?
Gửi yêu cầu theo danh sách đại diện
Trước khi xác nhận sản phẩm, dùng quy trình duyệt mẫu để kiểm thiết kế cùng bộ hoàn chỉnh. Một yêu cầu báo giá cho lễ ký kết nên có đơn vị trao nhận, số bộ từng nhóm, logo và nội dung chữ, ngôn ngữ và cách bàn giao sau lễ. Những chi tiết chưa quyết định cần ghi rõ để mẫu trình bày không bị hiểu nhầm là nội dung đã được các bên chấp thuận.